Stell dir vor, du beobachtest deinen Nachbarn, wie er alle 10 Minuten zu seinem Briefkasten geht und nachschaut, ob neue Post da ist. Komisch nicht? Aber unsere digitale Mailbox checken wir immer und immer wieder. Mit dem Wechsel des Briefes in die digitale Welt, hat sich so Einiges verändert: Wie die Mailbox uns süchtig macht, warum es nicht gut ist, gleich morgens seine Mailbox zu checken und was bei E-Mails so alles schief gehen kann.

Mail-Check-süchtig

Wie oft am Tag checkst du deine Mailbox? Lässt du dich durch das Signal einer neuen Mail verführen nachzusehen? Im Durchschnitt machen das Büroangestellte 74 mal am Tag. Ich habe zwar noch nicht gezählt, aber der Push-Service ist sicher nicht zuträglich.

Früher musste ich mich einloggen und manuell aktualisieren, um zu sehen, ob eine neue Mail angekommen ist. Heute bimmeln mich die gepushten neuen Mails im Posteingang gleich auf 3 Geräte an.

Was uns süchtig macht

Der Ton und das Mailbox checken machen süchtig. Wir lieben dieses Bing, wooosch und ding-dong. Es lässt uns unmittelbar in den Status der freudigen Erwartung gehen. Glückshormone fließen und wir fühlen den Drang nachzusehen.

Es könnte ja eine tolle Überraschung hinter dem Ton stecken. Unglaubliche Neuigkeiten, die ich sonst verpassen würde.

Belohnung: Mailbox checken

Wann immer du eine Mail bekommst und dich sofort darum kümmerst, fühlt sich das gut an oder? Es fühlt sich produktiv an. Du machst ja schließlich was.

Dafür gibt es zwei Gründe:

  1. Du möchtest deine Neugier befriedigen und deine Glückshormone abholen.
  2. Eine erledigte Mail fühlt sich gut an.

Klar, hast du etwas gemacht, aber für wen? Für dich? Wenn wir wiederholt unsere Mailbox checken, sorgen wir dafür, dass sich die Sucht fest in unseren Alltag einschleicht. Wenn sie das nicht schon gemacht hat.

Was hast du heute so gemacht?

Sobald du deine Mailbox checkst, bist du abgelenkt. Was auch immer du davor gemacht hast: vergessen. Du wirst nicht produktiver sondern total unproduktiv. Ich kenne diese Tage, an denen ich mir abends überlege: Was hast du heute eigentlich wirklich geschafft? Ablenkung über Ablenkung im Posteingang.

Öffne deine Mailbox nicht morgens

Wir haben die höchste Produktivität gleich morgens. Unser Geist ist frisch, wir haben noch einen vollen Akku und sind maximal konzentriert. Die ersten 60-90 Minuten am Morgen gehören deiner wichtigsten Aufgabe des Tages.

Verschwende diese wertvollsten und energiereichsten Minuten des Tages nicht an die Unproduktivität deiner Mailbox.

Reduziere deinen Stresslevel

Studien belegen, dass Menschen, die regelmäßig ihre Mailbox checken, einen höheren Stresslevel haben. Ist ja auch klar: sie bekommen nichts abgearbeitet. Wenn ich an etwas arbeite und mich konzentriere, dann ist jede eingehende Mail eine Ablenkung. Bis ich dann wieder „drin“ bin, dauert das etliche Minuten.

Die beste Lösung ist es, sich feste Mailbox-Zeiten im Kalender zu setzen. Und der erste Check-Block sollte frühestens nach der ersten Arbeitsstunde sein. Und dann, je nach Job, sollten auch 2-3 Blöcke reichen.

Erreichbarkeit: immer und überall

Wann hat das eigentlich angefangen, den Drang zu spüren, immer und überall erreichbar zu sein? Keine Ahnung. Mit den ersten Smartphones vermutlich. E-Mails, die unkontrolliert per ping an mich gepusht werden. Und mein neugieriges und nach Glückshormonen süchtiges Gehirn hat mich zu einem Süchtigen gemacht.

E-Mail kann warten

Das habe ich mühsam gelernt. Ich musste mich geradezu zwingen dazu. Aber ist doch so: wenn etwas wirklich wichtig und dringend ist, finden die Menschen andere Kanäle.

Wir haben vergessen, dass eine E-Mail der Ersatz für einen Brief ist. Und der hat früher sogar einige Tage gebraucht. Ja, schon mitbekommen: die Welt hat sich geändert und alles geht schneller. Aber ich behaupte: 24h kann jede Mail warten. Andernfalls war es der falsche Kanal vom Sender.

Reduzier deine E-Mail-Flut

Vielleicht hast du das auch schon gehört: Je mehr E-Mails du verschickst, umso mehr E-Mails bekommst du. Ich hatte diesen Fakt wieder vergessen bis ich das Buch Unsubscribe von Jocelyn Glei gelesen habe. Inzwischen weiss ich auch, warum ich diese Tatsache verdrängt habe: Es ist soooo einfach, etwas per E-Mail erledigt zu meinen.

Die E-Mail ist raus, erledigt. Kein langes Auseinandersetzen am Telefon oder abarbeiten. Eine kleine Rückfrage per Mail raus und schwupps: Ein To Do auf der Liste ist abgehakt. Und wenn was erledigt wird, fließen Glückshormone. Aber meist ist gar nichts erledigt.

Jede Mail von dir kommt wie ein Boomerang wieder als Mail zurück.

E-Mail is a bitch

Sorry für den Kraftausdruck, aber mal echt: Wie oft ist es dir schon passiert, dass Geschriebenes falsch verstanden wurde? Ob dies nun in einer E-Mail war oder in einem der unzähligen Message-Programmen. Bei komplizierten Themen sind Missverständnisse vorprogrammiert.

Was super geht als Text

Wann treffen wir uns?
Um 20:30 Uhr, ok?
Passt, bis dann.

Fertig. Alles klar.

Abstimmungen zu Terminen oder schlichter Informationsaustausch ist prima per Message oder E-Mail. Aber wehe es geht um kompliziertere Dinge oder sogar emotionale Bemerkungen. Lass es lieber, wenn du hinterher nicht doppelt soviel Zeit investieren möchtest, um das Ganze aufzuklären.

Texte sind platt

Wenn wir uns über unsere Mailbox unterhalten, fehlt so ziemlich alles, was eine menschliche Interaktion ausmacht. Du siehst und hörst den anderen nicht. Keine Mimik, Gestik, Körpersprache oder Stimmlage. Von all dem bekommst du nichts mit. Und denk jetzt nicht, dass die lustigen Smileys das auffangen können.

Ich kann dir nur wärmstens empfehlen, alle schwierigen und vor allem emotionalen Nachrichten mindestens telefonisch zu übermitteln.

Was nämlich zu einem großen Missverständnis und zu einer endlosen E-Mail-Wurst führen kann, ist in der persönlichen Interaktion sofort aufgelöst. Was du jemandem direkt oder auch am Telefon sofort sagen: „Ne, ne, so meinte ich das nicht, sondern…“.

Mach das mal per E-Mail. ;-P